KI-Automatisierung

Mehr schaffen mit dem gleichen Team: KI, die Ihren Betrieb produktiver macht.

Künstliche Intelligenz macht Ihr Unternehmen auf zwei Wegen effizienter: Sie entlastet Ihre Mitarbeitenden im Einzelnen und sie automatisiert ganze Abläufe im Hintergrund. Hennige-IT setzt beides ein – passend zu Ihren Prozessen, eingebunden in Ihre bestehenden Systeme, mit Blick auf DSGVO und EU-KI-Verordnung.

1 Ablauf genügt zum Start
0 neue Systeme nötig
✓ jeder Schritt nachvollziehbar

Das Prinzip

Routine abgeben, Verstand behalten.

Fast jeder Betrieb trägt Routine mit sich herum: Belege abtippen, E-Mails sortieren, Daten zwischen Programmen übertragen, Preise pflegen, Erinnerungen verschicken. Diese Arbeit bindet Stunden, ohne Umsatz zu erzeugen. KI übernimmt genau diese Schritte – zuverlässig, rund um die Uhr, ohne dass Sie Ihre Systemlandschaft austauschen müssen. Ihre Mannschaft behält die Facharbeit und die Entscheidungen; die Routine erledigt der Agent.

Eingehende Belege von Hand abtippen und ablegenBelege werden erkannt, geprüft und vorkontiert
Kundenanfragen heraussuchen, Antworten formulierenDer Entwurf liegt vor – Ihr Team prüft und sendet
Bestellungen doppelt erfassen in Shop und BuchhaltungDaten fließen automatisch ins jeweilige System

Zwei Arten von KI-Automatisierung

Persönliche Agenten und produktive Prozess-Agenten.

Nicht jede Automatisierung ist dasselbe. Der größte Hebel entsteht, wenn beide Arten gezielt kombiniert werden.

Persönlicher KI-Agent

Der Assistent für jeden Einzelnen

War lange Luxus: Persönliche Assistenten waren Jahrhunderte den Wohlhabenden vorbehalten – heute steht diese Entlastung jedem zur Verfügung
Arbeitet im Dialog mit Ihren Mitarbeitenden
Beispiel: Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail – der Agent schlägt innerhalb von Minuten ein Angebot vor, mit passenden Positionen aus Ihrer Datenbasis. Ihre Mitarbeitenden prüfen, passen an und senden.
Kontrolle: Der Mensch entscheidet, der Agent liefert die Vorarbeit
Übrigens: Im Privatleben hilft derselbe Assistent dem ganzen Haushalt

Entlastet jeden Einzelnen, bei jedem Vorgang

Prozess-Agent

Die Automatisierung im Hintergrund

Arbeitet rund um die Uhr ohne Beteiligung
Beispiel: Eine Bestellung geht im Shop ein – der Agent gleicht den Bestand ab, legt den Lieferschein an und übergibt die Daten an die Buchhaltung. Um 14 Uhr genauso wie um 3 Uhr nachts.
Kontrolle: Prüfregeln und Protokoll für jeden Schritt

Rationalisiert Abläufe – rund um die Uhr

Nicht nur im Betrieb

Ein persönlicher Assistent macht nicht an der Bürotür Halt.

Dieselbe Technik, die im Betrieb Angebote vorbereitet und Belege sortiert, wirkt zu Hause genauso: Verwaltung verschwindet, Zeit kommt zurück. Die Szenen sind anonymisiert, aber nicht erfunden – sie tragen sich so, jeden Tag.

Das Morgenbriefing

Kurz nach sieben liegt das Wesentliche auf dem Handy: die Termine des Tages, offene Aufgaben und die Mails, die Antwort brauchen – zusammengestellt aus Kalender, Postfach und Notizen. Der Tag beginnt mit Überblick statt mit Suchen.

Familienkalender und Termine

Elternabend, Zahnarzt, Geburtstage, der TÜV: Termine aus E-Mails und Sprachnachrichten wandern in den gemeinsamen Kalender, die Erinnerung kommt rechtzeitig – auch an das Geschenk, das zur Geburtstagsrunde noch fehlt.

Sprachnotizen werden Aufgaben

Unterwegs reingesprochen statt getippt: „Noch das Fahrradschloss bestellen“ wird zur Aufgabe mit Datum. Was sonst in einer Sprachmemo versickert, hat auf einmal einen Ort – und eine Erinnerung.

Papiere, die sich selbst ablegen

Ein Foto vom Versicherungsbrief genügt: Der Assistent erkennt Absender und Art, benennt das Dokument und legt es an seinen Platz. Im Steuer- oder Streitfall ist es wieder zur Hand, statt im Schuhkarton zu verschwinden.

Preise und Fristen beobachten

Die Kündigungsfrist des Stromtarifs rückt näher, das gesuchte Werkzeug ist gerade überall teuer: Der Assistent wacht im Hintergrund über Fristen und Preise und gibt rechtzeitig Bescheid, wenn sich ein Wechsel oder ein Kauf lohnt.

Das Smart Home im Blick

Die Heizung senkt sich, wenn niemand zu Hause ist, das Licht geht an, wenn es dunkelt: Der Assistent verknüpft die vorhandenen Geräte zu Abläufen, die zum Alltag passen – Wärme und Licht, wo und wann sie gebraucht werden.

Use Cases

Wo KI im KMU-Alltag zuerst ansetzt.

Sechs Bereiche, in denen kleine und mittlere Unternehmen am schnellsten Zeit und Kapazität gewinnen – jeder davon einzeln startbar.

ERP- & Warenwirtschaftspflege

Artikeldaten, Preise und Stammdaten bleiben aktuell: Der Agent übernimmt Abgleiche, Katalog-Updates und Datenübernahmen zwischen Ihren Systemen – inklusive Prüfliste für Ihre Freigabe. Auch die Anbindung eines neuen Systems an Shop, Buchhaltung und Office begleiten wir.

Belege & Buchhaltung

Rechnungen, Lieferscheine und Belege werden erkannt, vorkontiert und revisionssicher abgelegt. Ihre Buchhaltung prüft nur noch die Ausnahmen.

Einkauf & Bestellwesen

Bestellvorschläge aus Beständen und Verbrauch, Lieferantenangebote automatisch gegenübergestellt, offene Bestellungen nachverfolgt – der Agent bereitet vor, Ihr Einkauf entscheidet.

Angebote & Vertrieb

Angebots- und Newsletterzyklen, kundenspezifische Preislisten und termingerechtes Nachfassen: die Wiederholarbeit im Vertrieb läuft im Hintergrund.

Kundenkommunikation

Eingehende Anfragen werden zugeordnet, vorsortiert und mit Antwortentwürfen versehen – Ihr Team prüft, ergänzt und versendet.

Individuelle Software

Wo Standard endet: Schnittstellen, Shop- und ERP-Anbindungen, kleine Fachanwendungen – entwickelt, betrieben und weiterentwickelt von uns.

Vom Eingang zur Ablage

So arbeitet ein Prozess-Agent.

Zeigen Sie uns einen Ablauf, der Sie Zeit kostet – wir sagen Ihnen im Erstgespräch, ob und wie ein Agent ihn übernehmen kann.

Ablauf vorstellen

1
Eingang
Bestellung oder Beleg erreicht Ihr System – per E-Mail, Shop oder Scan.
2
Agent
Der Prozess-Agent liest die Daten aus, gleicht Bestände und Preise ab.
3
Prüfung
Abweichungen gehen an einen Menschen; im Regelbetrieb läuft es durch.
4
Ablage
Dokument und Daten liegen dort, wo sie gebraucht werden – protokolliert.

Einbindung

Ihre bestehenden Systeme bleiben, wo sie sind.

Mit Schnittstelle

Bietet Ihr System eine dokumentierte Schnittstelle oder Exporte, binden wir Agenten direkt an – der robusteste Weg mit sauberem Protokoll.

Ohne Schnittstelle

Auch ohne API geht viel: über Datei-Exporte, Dokumentenerkennung, E-Mail-Verarbeitung und das Auslesen bestehender Ablagen.

Mit Kontrolle

Welcher Weg passt, klären wir im Erstgespräch. Und egal welcher: Jeder automatisierte Schritt wird protokolliert, kritische Schritte bleiben über Prüfregeln abgesichert.

Sicherheit & Kontrolle

Was Sie über Daten und Kontrolle wissen sollten.

Daten bleiben, wo sie sind

Wir binden Agenten an Ihre bestehenden Systeme an, statt Daten in neue Clouds zu verschieben. Ob und welche Daten Ihren Server verlassen, klären wir vorab schriftlich.

Jeder Schritt nachvollziehbar

Automatisierte Vorgänge werden vollständig protokolliert. Tritt ein Fehler auf, sehen Sie genau, was wann passiert ist.

Der Mensch bleibt in der Schleife

Wo es um Geld, Verträge oder Kunden geht, bereitet der Agent nur vor – die Freigabe liegt bei Ihren Mitarbeitenden.

Häufige Fragen

Einwände, die wir regelmäßig hören.

Reicht KI schon für einen kleinen Betrieb aus?

Ja, wenn ein Ablauf regelmäßig vorkommt und festen Regeln folgt – Angebote, Bestellungen, Belege –, lohnt sich Automatisierung ab wenigen Vorgängen pro Woche. Die Betriebsgröße ist zweitrangig.

Muss ich meine Software austauschen?

In der Regel nein. Ob Schnittstelle, Export oder Dokumentenerkennung: Wir binden uns an das, was bereits da ist. Ein Austausch kommt nur infrage, wenn er sich klar rechnet.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Verarbeitung erfolgt nach DSGVO. Welche Daten wo verarbeitet werden, dokumentieren wir, bevor der erste Agent läuft.

Was, wenn der Agent etwas Falsches macht?

Kritische Schritte sind mit Prüfregeln abgesichert und werden protokolliert. Alles, was Geld oder Verträge berührt, gibt ein Mensch frei.

Wir wechseln gerade unsere Warenwirtschaft – was heißt das für KI?

Ein Systemwechsel ist kein KI-Projekt – aber der richtige Moment, Zukunftsfähigkeit mitzuprüfen: Dokumentierte Schnittstellen, Exporte und offene Datenzugriffe entscheiden, ob Automatisierung später leicht oder schwer fällt. Wir bewerten das für Sie neutral, auch wenn der Anbieter bereits feststeht.

Was kostet der Einstieg?

Der Readiness-Check ist ein Festpreis, den wir Ihnen vorab nennen. Die Umsetzung erfolgt in befristeten, abgrenzbaren Schritten – keine offenen Stundenzettel.

Kontakt

Besprechen wir Ihren nächsten sinnvollen Schritt.

Aus Spam-Schutzgründen blenden wir die Kontaktmöglichkeiten erst auf Klick ein – dahinter antwortet Ihnen ein Mensch, kein Automat.